Zorg voor een optimale interne communicatie!

‹ Terug naar overzicht
Geplaatst op:

In lingerieland wordt veel gewerkt met parttimers, omdat het winkelwerk met zich meebrengt dat de drukte wisselend is. Ook omdat we nu eenmaal meer uren open zijn dan er in een normale werkweek zit, zeker als u koopzondag draait.

Om ziekte en vakanties op te kunnen vangen, heeft u als winkelier al snel een aantal medewerkers nodig. Misschien in een vast rooster, misschien in een wisselend rooster. Soms spreken collega’s elkaar nooit omdat ze op andere dagen werken. Het wordt dan een uitdaging om informatie intern goed over te dragen. U wilt natuurlijk dat alle medewerkers precies weten wat er gebeurt in de winkel. Als u een nieuwe werkafspraak hebt gemaakt of als er is iets aan de hand is in uw winkelcentrum, wilt u dat iedereen dat weet. Hoe zorgt u nu dat iedereen op de hoogte blijft?

U kunt een aantal organisatorische maatregelen nemen om te zorgen dat de interne communicatie goed loopt:

Winkelboek

In de personeelsruimte kunt u een schrift neerleggen, waarin afspraken, vragen en opmerkingen worden geschreven. Ook de overdracht naar de volgende werkdag. Bijvoorbeeld een berichtje: ‘Lekker druk gehad, maar sorry geen tijd om de hangers op te ruimen.’ Of: ‘Komende week komt de nieuwe collectie van dit merk binnen. Willen jullie alvast ruimte maken?’ Spreek met de medewerkers af dat zij dit winkelboek iedere werkdag even lezen bij binnenkomst en altijd even iets in te vullen voordat zij weggaan. Zo’n winkelboek is ook heel leuk om na jaren weer terug te lezen trouwens!

Werkoverleg

Met enige regelmaat een werkoverleg is ook belangrijk, vooral voor de teamspirit om elkaar fysiek even te zien. Wat goed werkt is af te spreken rond sluitingstijd, samen een soepje en broodje te eten en intussen bij te kletsen. Dan kan er daarna een werkoverleg worden gehouden en is iedereen bijtijds weer thuis. Bereid dit werkoverleg ook goed voor: maak een agenda en vraag van tevoren bij de medewerkers of er nog bespreekpunten zijn.

De regelmaat is afhankelijk van de grootte van het team en de mate waarin de medewerkers elkaar al zien. Bij de ene winkel is maandelijks prima, bij de andere vier keer per jaar voldoende. Dat laatste lijkt mij een minimale frequentie.

Teamuitje

Een dagje of avondje op stap met het hele team doet zo veel goeds voor de teamgeest! Bezoek aan theater, lekker uit eten, dagje cultureel. Genoeg leuks te bedenken, en het hoeft echt niet heel veel geld te kosten. Als het personeel graag uitgebreid uit wil en u vindt dat te kostbaar, kunt u overwegen een personeelspot in het leven te roepen. Het enige dat u daarvoor nodig heeft is een aparte bankrekening en een medewerker die (mee) wil organiseren. Dat laatste is ook handig om discussie over de besteding van het geld te voorkomen. Bij mijn personeel werd maandelijks € 5 ingehouden, die ik als werkgever dan verdubbelde. De twee dames in mijn team die plannen maakten, waren op de hoogte van het bedrag dat te besteden was en maakten daar een mooi plan voor. Soms organiseerden zij een klein uitje, dat minder kostte, soms wat langer doorsparen en iets uitgebreider en kostbaarder tripje.

Interne nieuwsbrief

Als u schrijven leuk vindt, kunt u overwegen een interne nieuwsbrief op te zetten. U kunt een prijsvraag (met als prijs een slagroomtaart) uitschrijven voor degene die een originele naam bedenkt voor de nieuwsbrief.

Maandelijks (of in een andere frequentie) kunt u een aantal onderwerpen aan bod laten komen in de nieuwsbrief, zoals:

  • Omzetontwikkelingen (hoe loopt de omzet, ook vergeleken met vorig jaar)
  • Collectie nieuwtjes (nieuwigheden, nieuwe merken, nieuwe pasvormen, maar ook welke artikelen niet meer bestelbaar zijn)
  • Organisatorische zaken (bijvoorbeeld: ‘Denken jullie eraan om bij het afsluiten even de plantenbakken binnen te zetten? Zo zonde als ze verdwijnen.’)
  • Acties van leveranciers of klantenactie die u zelf opzet
  • Promotie-items (advertenties, mailings)
  • Verkooptips (altijd leuk om van internet te plukken)
  • Vakantieplanning
  • Agenda (belangrijke data, beursdagen, extra koopavonden en dergelijke)
  • Verjaardagen


Klantenmailings ook naar de medewerkers

Als u mailings uitstuurt naar uw klanten, zet dan ook uw medewerkers even in de verzendlijst. Zo komt het voor hen niet als verrassing als de klant eraan refereert.

Whatsappgroepen

Maak een Whatsapp-groep aan met de medewerkers waarin alle medewerkers hun lief en leed, maar ook grappen en grollen kunnen delen. Maak een tweede groep aan met dezelfde deelnemers die alleen zakelijk blijft, waarin bijvoorbeeld lastminutemeldingen gedaan kunnen worden over te laat, ziek en dergelijke. Het is handig deze twee gescheiden te houden, om te voorkomen dat iemand tussen de grapjes door over een belangrijk bericht heen leest.

Tip: gebruik de inhoud van deze zakelijke ook als u de interne nieuwsbrief gaat maken. Het kan nooit kwaad om belangrijke items te herhalen.

Deze communicatiemiddelen zullen u helpen om de medewerkers met de neuzen dezelfde kant op te houden. Het kost soms even tijd om het op te zetten en uw draai erin te vinden, maar u zult zien dat uw team beter gaat samenwerken als u hier aandacht aan besteedt. Succes ermee!